Bonjour Isabelle, Bonjour Tom,
J'ai essayé de vous joindre au téléphone sans succès.
J'ai visité cet après-midi avec Costas Popotas les salles de réunion du Conseil européen au
Kirchberg, suite à votre intervention auprès de Luxembourg Congrès. Les salles de la Présidence ne
sont pas encore prêtes et on ne peut donc pas se prononcer sur celles-là. Par contre, les salles du
Conseil sont parfaites et pourraient même donner un cachet particulier à l'évènement.
Les salles, tant dans leur disposition que dans leur nombre conviendraient parfaitement à la
conférence ICANN, en remplacement des salles que LuxExpo voulait construire.
Lors de nos réunions précédentes nous n'avons pas abordé le coût éventuel des salles du Conseil.
Peut-on en déduire que le gouvernement les mettra gracieusement à disposition de la conférence ICANN
?
Dans cette éventualité, nous seront positivement partants pour finalement organiser la conférence,
car le budget se trouve équilibré (voir ci-dessous).
Merci de nous confirmer que nous avons bien saisi votre offre d'utiliser les salles du Conseil.
Cordialement,
Patrick Vande Walle
ICANN 2005
Postes budgétaires
Charges
Conférence Sponsoring en nature
Locaux, meubles, décoration 117.491 € 5 jours + installation. Plusieurs
salles
Accueil 7.287 € 4 hotesses pendant 5 jours
Pauses café 24.480 € Tarifs Eurest
Navettes de bus 34.000 € partiel
Télécoms 5.500 € X GSM ICANN
Appareillage - location 54.378 € Beamers, écrans, sonorisation etc
Locations ordinateurs 4.620 € X Cybercafé
Secrétariat
Locaux 6.000 € X usage de locaux privés
Personnel 40.800 € Secrétariat : 1 secrétaire
Frais généraux 30.000 € Téléphone, etc
Prospection 4.000 € Prospection de sponsors
Frais d'études 14.241 € partiel Visite des autres réunions ICANN
Assurances 10.000 € RC, annulation, vol
Informatique
Ordinateurs 10.000 € 2 ordinateurs, logiciels, accessoires
Développements 5.000 € X Système d'enregistrement + paiement
Hébergement web 2.000 € X
Imprévus 36.980 € 10%
Total: 406.777 €
Ressources
Parrainages 150.000 €
Frais participation 0 €
Interventions publiques 200.000 €
Sponsoring en nature 47.241 €
Sponsoring Restena 20.000 €
Total des recettes 417.241 €
Difference + 10.464 €
Ce "boni" est tout à fait théorique à ce stade.
Bonjour Isabelle,
Suite aux différentes réunions et conversations téléphoniques avec Mr Zens et vous-même, le CA
d'ISOC Luxembourg a examiné la situation.
4 choix se posaient:
Option A: Toutes les salles sur le site de LuxExpo
L'option originale était de construire toutes les salles sur le même site de LuxExpo. Elle
correspond à l'accord négocié avec et accepté par l'ICANN.
Compte tenu du coût de l'infrastructure, les dépenses prévisibles s'élèvent à 525.000 €, dont
225.000 uniquement pour les salles.
Les recettes se décomposent en :
200.000 Contribution du SMC
20.000 Contribution de restena
42.000 parrainages en nature.
150.000 parrainages privés
Soit 418.000 €.. Le solde à financer est donc de 107.000 €. Il est possible (probabilité de 25%) que
d'autres sponsorings privés pourraient couvrir ce solde. Notre expérience est que les sponsorings se
négocient parfois encore dans les semaines précédant l'évènement. Il nous est donc difficile de nous
engager à quoi que ce soit à ce stade.
Notre association ne pourrait pas couvrir la différence sur ses fonds propres.
L'option A n'est donc pas envisageable.
Option B: Utilisation de l'hémicyle
Utilisation de l'hémicyle en remplacement de la salle 1 de LuxExpo.
Dans cette option, il reste néanmoins à construire des salles ad hoc pour les réunions de comité. Il
serait fantaisiste de diviser les conférenciers sur les sites LuxExpo, Novotel et Hémicycle.
L'économie sur le budget ne représente pas plus de 15 à 20.000 €.. Elle est même nulle si l'on
considère qu'il faut prévoir des navettes entre les deux sites.
L'option B est inutilement compliquée et sans réel bénéfice.
Option C: Utilisation des salles de la Présidence
L'utilisation des salles de la Présidence n'est pas envisageable à ce stade. Bien que nous ne soyons
qu'à 2 mois du début de la Présidence, les plans ne sont toujours pas arrêtés. Il n'est donc pas
possible de tabler sur l'adéquation ou non des salles.
Option D: Déplacement de la conférence en 2007
Nous pensons que notre échec minera notre crédibilité auprès de l'ICANN et qu'il n'est pas utile de
déployer des efforts dans l'objectif 2007.
Par ailleurs, même si le nouveau centre de conférence s'y prétait, il resterait le problème de la
capacité hôtelière sur le Kirchberg (450 chambres max) nécessitant donc des navettes, ce qui nous
handicaperait de toute façon.
Dans ces circonstances, l'ISOC Luxembourg abandonne le projet d'organiser la conférence de l'ICANN à
Luxembourg.
Nous sommes conscients des efforts que vous avez fourni pour nous assister et nous vous en
remercions.
Cordialement,
Patrick Vande Walle
Président
ISOC Luxembourg ASBL
J'ai eu un appel de JP Zens:
* Le gouvernement mettra 200.000 € sur la table, rapidement.
* LuxExpo va revoir son devis à la baisse sur quelques postes.
* J'aurai un contact avec les affiares étrangères pour utiliser l'infrastructure de la la Présidence, auquel cas ce serait gratuit. Nous devrions pouvoir voir les plans la semaine prochaine.
* LuxExpo se propose d'effectuer le travail de coordination des différents intervenants. Notre partie, c'est donc le sponsoring, et la pub (à l'international principalement)
En bref, ca repart.
Patrick
Restena met 20.000€
P.
-----Original Message-----
From: theo.duhautpas(a)restena.lu [mailto:theo.duhautpas@restena.lu]
Sent: Thursday, October 14, 2004 2:32 PM
To: patrick(a)isoc.lu
Cc: antoine.barthel(a)restena.lu
Subject: Re: ICANN 2005
Bonjour Patrick,
Il serait vraiment dommage qu'un tel événement ne pourrait pas être organisé
pour des raisons de budget.
La Fondation pourrait contribuer jusqu'à un montant de 20 000.-€ au maximum plus des contributions
en nature comme la connectivité à Internet.
En ce qui concerne la réunion de lundi, Antoine est en mission à l'étranger et moi-même j'ai
4 heures de cours à l'UdL l'après-midi.
Cordialement,
th.
______________________________________________________________________
Théo DUHAUTPAS
Fondation RESTENA - Réseau Téléinformatique de l'Education Nationale et de la Recherche
Directeur
6, rue Richard Coudenhove-Kalergi
L-1359 Luxembourg
email: duhautpas(a)restena.lu tél.: +352 424409-1
http://www.restena.lu fax: +352 422473
Bonjour Isabelle,
Je voulais vous contacter vendredi dernier car nous avons recu le devis
final de LuxExpo. Il est nettement plus élevé que prevu. Nous avions budgeté
120.000€. Les Foires nous demandent 225.000€. Le devis nous est parvenu avec
6 semaines de retard (pour cause de maladie apparamment) et nous n'avons
donc pas pu revoir le budget plus tôt.
Je ne doute pas qu'une l'intervention du SMC aupres de LuxExpo pourrait
faire baisser la note quelque peu. Je doute cependant que la facture
pourrait être divisée par 2!
En consequence, le budget présente un deficit de 132.000 €.
J'espère que nous pourrons trouver des solutions rapidement. Si nous devons
renoncer, il faudrait le faire au plus tôt car nous ne voulons pas mettre
l'ICANN devant un probleme insurmontable. Cela nous enlèverait toute
crédibilité.
Cordialement,
Patrick Vande Walle
Pour info.
-----Original Message-----
From: François Biltgen [mailto:Francois.Biltgen@mt.etat.lu]
Sent: Wednesday, October 13, 2004 8:27 AM
To: Patrick(a)isoc.lu
Cc: Jean-Louis Schiltz; Jean-paul Zens
Subject: Re: Conférence ICANN 2005
brm: merci des informations, je les continuerai de suite au Service des Médias et Communications;
depuis les élections du 13 juin, je ne suis plus en charge des communications; c'est désormais M.
Jean-Louis SCHILTZ qui est cependant au courant
fb
Patrick Vande Walle wrote:
Monsieur le Ministre,Veuillez m'excuser de ce moyen de communication. Vous comprendrez qu'il
m'importe de vous informer, compte tenu que vous êtes l'initiateur de l'idée d'organiser une
conférence de l'ICANN à Luxembourg, suite à votre rencontre avec le Dr. Vinton Cerf.A ce stade, la
possibilité d'organiser la conférence est toujours en question. Le budget a dû être revu à la
hausse: LuxExpo doit mettre en place une infrastructure ad hoc pour la conférence. Cela est d'autant
plus étonnant que LuxExpo nous a fourni un devis antérieurement nettement inférieur. Il est vrai
qu'entre-temps, LuxExpo se plaint de pertes de revenus liés à l'occupation permanente par le
Gouvernement de certains espaces. D'où sans doute la volonté de récupérer le manque à gagner sur
d'autres activités subsidiées par l'Etat. Le budget actuel est de 520.000 €, avec des rentrées
prévisibles de 350.000 € seulement. Nous ne voyons pas comment nous pourrions couvrir la différence
par le financement privé. En l'absence de solution, nous envisageons donc d'informer l'ICANN que
nous ne serons pas en mesure d'organiser la conférence. Nous regrettons évidemment de perdre cette
opportunité de mettre le Luxembourg en valeur. Pour notre association de bénévoles, Il importe de ne
pas prendre de risques disproportionnés par rapport à nos recettes. Sauf solution avant le 20
octobre prochain, il ne nous sera donc pas possible d'organiser la conférence ICANN à Luxembourg en
juillet 2005Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l'assurance de ma très haute considération,--
Patrick Vande Walle
Président, Internet Society Luxembourg ASBL
Tel: +352/26.53.29.52
Portable: +352/ 021 26.88.91
Je n'aurais pas pu mieux dire ...
Je m'emm... ici
________________________________
De: Anne Deschuyteneer [mailto:anne@isoc.lu]
Date: dim. 10/10/2004 12:36
À: Bureau-Isoc
Objet : [Bureau] Budget
Costas,
Suite à notre conversation de hier soir samedi, je t'envoie un mail en privé après.
Mais pour en revenir au budget de Luxexpo de 225.470 , et à ta proposition de rencontrer Martine Reichert ...il serait vraiment temps d'agir maintenant, parce le temps commence à jouer à contre nous. D'autre part, je ne suis pas certaine qu'il faille parler de cette éventualité à Isabelle Marinov le 18/10, car il n'est pas acquis du tout que Mme Reichert puisse faire qque chose et auquel cas dans quel délai ?.
Je vous rapelle encore qu'Isabelle est en congé à partir du 27/10 pour 8 jours....encore 8 jours où il ne se passera rien. Il devient en conséquence impératif d'obtenir des solutions et des avancées dans ce projet, si nous avons le désir de le concrétiser - parce qu'en l'absence de décisions, en présence de tergiversations en tout genre, rien d'autre n'a pas encore pu être entrepris concernant la mise sur pied de cette conférence.
En gros on tourne en rond...on perd du temps pour de mauvaises raisons (cfr la maladie de Mr Jourdain à Luxexpo occasionne 6 semaines de retard - alors que ce budget là aurait du être présenté bien avant.
Bref, je suggère que maintenant on s'active , tous les 4, parce que en effet nous ne pouvons pas décemment poser des problèmes à l'ICann en les faisant poireauter encore longtemps.
Bonen journée à tous,
Anne
Costas,
Suite à notre conversation de hier soir samedi, je t'envoie un mail en privé
après.
Mais pour en revenir au budget de Luxexpo de 225.470 , et à ta proposition
de rencontrer Martine Reichert ...il serait vraiment temps d'agir
maintenant, parce le temps commence à jouer à contre nous. D'autre part, je
ne suis pas certaine qu'il faille parler de cette éventualité à Isabelle
Marinov le 18/10, car il n'est pas acquis du tout que Mme Reichert puisse
faire qque chose et auquel cas dans quel délai ?.
Je vous rapelle encore qu'Isabelle est en congé à partir du 27/10 pour 8
jours....encore 8 jours où il ne se passera rien. Il devient en conséquence
impératif d'obtenir des solutions et des avancées dans ce projet, si nous
avons le désir de le concrétiser - parce qu'en l'absence de décisions, en
présence de tergiversations en tout genre, rien d'autre n'a pas encore pu
être entrepris concernant la mise sur pied de cette conférence.
En gros on tourne en rond...on perd du temps pour de mauvaises raisons (cfr
la maladie de Mr Jourdain à Luxexpo occasionne 6 semaines de retard - alors
que ce budget là aurait du être présenté bien avant.
Bref, je suggère que maintenant on s'active , tous les 4, parce que en effet
nous ne pouvons pas décemment poser des problèmes à l'ICann en les faisant
poireauter encore longtemps.
Bonen journée à tous,
Anne
Bonjour,
Après reconsidération de certains points, Monsieur Jourdain (les Foires)
fournit ce jour un devis qui paraît complet, et qui se monte ' déjà ' à
224.490 € (ttes taxes comprises).
Cordialement,
Anne
Pour info, j'ai envoyé des remerciements à Veni... et qq concessions à ses idées au Board de l'ISOC
cette semaine. Ah la diplomatie ...
P.
>-----Original Message-----
>From: Patrick Vande Walle [mailto:patrick@isoc.lu]
>Sent: Friday, October 01, 2004 9:26 AM
>To: 'veni markovski'
>Subject: FW: meeting in Luxembourg
>
>
>Veni,
>
>Thanks a lot to the Board and to you in particular !
>
>I have informed my partners and we will start working right away.
>
>See you in DC for the BoT meeting next November. I owe you a drink !
>
>All the best,
>
>Patrick
>
>FYI: patrick(a)isoc.lu is back to normal. isoc-ecc.org still
>needs some fixing. It's being worked on.
